Conseil sans papier

Conseil sans papier : la technologie au service des municipalités

De plus en plus de municipalités manifestent le désir d’acquérir une solution afin de faciliter la tenue des réunions.

Les principaux objectifs de ce virage : planifier et tenir des séances du conseil ou tout autre type de réunion de travail, et ce, sans impression de papier. En plus d’être écoresponsable, ce type de solution permet de relier tous les intervenants et les élus de la municipalité qui œuvrent au sein de projets communs.

Depuis quelques années, ACCEO désirait ajouter une solution de conseil sans papier à sa gamme de produits pour les municipalités. Afin d’offrir ce qu’il y a de mieux à sa clientèle, ACCEO a choisi de s’associer avec Irosoft, chef de file en matière de gestion documentaire qui compte plus de 200 clients, parmi lesquels on retrouve des ministères ainsi que de grandes entreprises canadiennes, nord-américaines et internationales. Le mandat entre ACCEO et Irosoft était donc clair : développer une solution de conseil sans papier, simple, sécuritaire et conviviale.

En cette fin d’année 2015, déjà deux municipalités se prévalent de cette solution, et l’année 2016 sera une année charnière dans la proposition de cette nouvelle solution aux organisations québécoises.

LA solution pour répondre aux besoins des organisations québécoises

L’écoute de nos clients nous a permis de cibler efficacement leurs besoins en ce qui concerne une solution sans papier. Au sein des municipalités du Québec, un nombre important de documents sont nécessaires et soumis par différents intervenants. Ces documents doivent être signés ou contresignés, partagés, transmis ou annexés en pièce jointe. Une fois les projets acceptés, ceux-ci sont présentés en séance du Conseil municipal dans le but d’obtenir la résolution finale à la mise en marche du projet.

Les municipalités ont donc besoin, plus que jamais, d’une solution simple et sécuritaire leur permettant d’alimenter le calendrier de leurs comités et de leurs séances. Avec Conseil sans papier, ces réunions sont nourries de plusieurs documents à l’appui des sujets à l’ordre du jour. Une fois les réunions finalisées par le personnel du greffe, celles-ci sont publiées et un courriel est envoyé aux participants prévus à la réunion. Une réunion publiée devient visible via le Web pour les élus et les autres intervenants concernés, et ce, par l’intermédiaire d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un téléphone intelligent. Les élus peuvent donc consulter l’ensemble des sujets prévus à l’ordre du jour sans aucune impression de papier et annoter les documents sur n’importe quel appareil.

Il est facile de déplacer des sujets ou des documents d’une réunion à une autre par un glissement de souris et toujours sans impression de papier. Une fois tenue, une séance du Conseil peut être archivée d’un simple clic.

Un conseil sans papier qui se distingue des autres

Chez ACCEO, nous souhaitions offrir à notre clientèle, que ce soit les municipalités ou toute autre organisation québécoise, une solution répondant aux enjeux actuels. C’est pourquoi notre solution Conseil sans papier est en mode infonuagique, en plus d’être personnalisable et adaptable à tout type de comité ou de réunion. Par ailleurs, avec ses modèles de documents (ordre du jour, résolution et autres) fournis dans la solution, ou importés de l’environnement des clients et contenant des métadonnées, la solution Conseil sans papier devient une source de recherche des plus efficaces.

La barre d’outils pour gabarits intelligents (BOUGI), disponible et installée dans la suite Office de l’utilisateur, permet d’ajouter des documents à une réunion, et ce, directement à partir d’Outlook, d’Excel, de Word ou de PowerPoint. Une option de signature sur les formulaires, sécurisée avec un mot de passe, permet la gestion entière du processus décisionnel de la municipalité. Les documents signés sont ainsi protégés de toute modification. Pour y apporter une modification, la signature doit être retirée et le document signé une deuxième fois.

La solution Conseil sans papier d’ACCEO accompagne les municipalités à chaque étape de leurs projets, et ce, dans un environnement simple d’utilisation, tant pour le personnel administratif de la municipalité que pour les élus qui consulteront les réunions une fois publiées.

Conseil sans papier

IMPORTANT : À noter que notre solution Conseil sans papier porte également le nom de Réunion sans papier, puisqu’elle peut convenir à tout type de comités de travail, conseils exécutifs ou d’administration, comités de gestion, et ainsi être mise à la disposition de toute entreprise, organisation ou de tout ministère québécois.

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À propos de l’auteur

Mélissa Dufresne

Mélissa Dufresne

Analyste d’affaires et chef d'équipe

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Depuis 2008, Mélissa Dufresne œuvre à titre d’analyste d’affaires chez ACCEO en participant activement à l’évolution et à l’utilisation du logiciel UniCité – Cour municipale, utilisé par plus de 90% des cours municipales québécoises. Sa contribution à l’équipe se situe au niveau de la formation et du support des usagers, de l’analyse de différents développements, des tests de qualité et de la participation aux comités permettant d’orienter le produit en lien avec la réalité des cours municipales.

Avant de faire le saut vers le milieu municipal, Mélissa a été greffière en chambre criminelle et pénale à la Cour du Québec et à la Cour supérieure. Puis, en 2005, elle a participé à la mise en place d’une cour municipale commune regroupant dix-neuf municipalités. Sa compréhension des enjeux et tendances du domaine en lien avec les changements législatifs en matière de droit pénal et criminel constitue un apport certain à l’équipe d’ACCEO.

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