Logiciel de paie : faire le bon choix!

Logiciel de paie : faire le bon choix!

C’est indéniable, la paie est un élément essentiel dans la gestion des ressources humaines pour n’importe quelle entreprise, et ce, indépendamment de la taille ou du secteur d’activités. Quel employé pourrait se passer de salaire ou quelle organisation pourrait se permettre un retard dans le dépôt de la paie de ses employés? Imaginez l’impact au sein de votre entreprise d’une telle bévue!

Lorsque vient le temps de choisir un logiciel de paie, certaines règles doivent être respectées afin de s’assurer de l’efficience de cette activité essentielle, que représente la paie, au bon fonctionnement d’une entreprise.

1) Définissez un plan d’action considérant toutes les parties prenantes

Lors de la préparation d’un appel d’offre pour acquérir ou changer de logiciel de paie, assurez-vous de collaborer avec les professionnels de votre organisation directement impliqués dans le traitement de la paie. Cette initiative vous assurera d’avoir des critères de sélection alignés aux opérations de votre entreprise. Par ailleurs, lors du changement et de l’implantation du logiciel de paie choisi, l’implication de différents acteurs concernés vous garantira un meilleur engagement de la part de vos employés ainsi qu’une plus grande adhésion face au nouveau logiciel de paie.

2) Planifiez à long terme, selon les besoins futurs de votre entreprise

En tant que gestionnaire, n’hésitez pas à teinter les orientations de votre choix en fonction de votre vision à long terme. La migration vers un nouveau système de paie s’avère un moment idéal pour revoir des processus parfois désuets et les adapter aux tendances actuelles. À titre d’exemple, avoir un intranet, des talons de paie électroniques ainsi que la saisie de la feuille de temps décentralisée permettent d’effectuer un virage essentiel vers une gestion de la paie tournée vers l’avenir.

Gardez en tête qu’un système de paie optimal vous permettra de produire des statistiques de tout genre, et ce, à n’importe quel moment. Tout en étant précis, concis et facile d’utilisation, le tableau de bord représente un excellent moyen de fournir aux gestionnaires des outils d’aide à la prise de décision. Dans un monde où la rapidité est gage d’excellence, un tel outil devient donc indispensable.

Assurez-vous de prioriser un système souple qui pourra s’adapter à vos besoins futurs. La réalité d’aujourd’hui n’est pas nécessairement celle de demain. Si des règles changent au sein de votre organisation, il faut être en mesure d’y répondre et de s’y adapter rapidement. Par exemple, une nouvelle convention collective pourrait faire en sorte que les règles de la rémunération évoluent : il demeure essentiel que votre logiciel de paie puisse s’y adapter facilement.

Ne négligez pas l’offre du service après-vente. Un service à la clientèle de qualité de la part de votre fournisseur vous garantira une utilisation optimale de votre nouveau système en plus d’être en mesure de le faire évoluer lors des différents changements, par exemple, un changement de loi. Exigez que ce soutien soit rapide et en mesure de répondre à vos besoins, peu importe la nature de vos demandes futures. Faire face à une impasse en fin de journée, lorsque les délais de production demeurent serrés, n’est jamais des plus agréables. Assurez-vous que votre fournisseur soit en mesure de vous aider dans ces moments critiques.

3) Considérez l’impact dans la gestion du changement

Une fois le logiciel de paie choisi, il faut mettre en œuvre la gestion du changement. L’appui de la haute direction représente ici un incontournable. Sans leur approbation, le succès de l’implantation demeure difficile, voire impossible. Il faut que les ressources soient disponibles pour s’assurer de mettre en place les nouveaux processus. En tant que gestionnaire, il ne faut pas hésiter à donner du temps aux employés pour leur permettre de s’approprier leur nouvel outil. Les heures supplémentaires autorisées représentent un investissement qui sera rapidement rentabilisé par l’entreprise. Le partage de votre vision à long terme et l’implication des employés dans les différents changements organisationnels résument bien l’impact de la gestion du changement.

4) Effectuez un post-mortem dans une optique d’apprentissage organisationnel

Lorsque le logiciel de paie est implanté, préparez un post-mortem. Cette étape essentielle permettra de régler les derniers enjeux en lien avec l’implantation ou, du moins, permettre d’effectuer un statut et un suivi sur le projet. Le post-mortem permettra aussi de faire ressortir les bons coups ainsi ce qui a moins bien fonctionné. Suite à cette rencontre, des ajustements peuvent être apportés pour vous permettre de vous améliorer lors d’une implantation subséquente, que ce soit celle d’un autre logiciel de paie ou bien de tout autre changement organisationnel. L’expérience acquise sera ainsi profitable à toute votre entreprise.

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À propos de l’auteur

Olivier Monette

Olivier Monette

Conseiller en implantation

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Titulaire d’un baccalauréat en relations industrielles de l’Université de Montréal et membre de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés du Québec, Olivier Monette assure la délivrance d’un service professionnel et adapté aux besoins des clients d’ACCEO. Comptant plus de 17 années d’expérience en ressources humaines et en service de la paie, Olivier possède une compréhension pointue de la réalité à laquelle est confrontée la clientèle des Solutions municipales d’ACCEO.

Combiné à sa forte expérience dans le domaine de la santé, le souci du détail, les aptitudes communicationnelles et la disponibilité d’Olivier en font un important atout au sein de l’équipe d’ACCEO. En plus d’être membre de l’Association Canadienne de la Paie (ACP), Olivier tente de continuellement demeurer à l’affût des dernières nouveautés et changements dans son champ d’expertise.

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